3 Tipps zum Notfallkoffer für Ihre Rechtsanwaltskanzlei

 

In diesem Blog-Beitrag möchte ich Ihnen 3 wesentliche Tipps zum Notfallkoffer für Ihre Rechtsanwaltskanzlei geben. In der Regel verhelfen Rechtsanwälte/Rechtsanwältinnen Ihren Mandanten einen umfassenden und vorbeugenden Schutz vor einer Vielzahl von Eventualitäten zu berücksichtigen.

Ich habe aber leider in der Praxis festgestellt, dass sehr viele Kanzlei-Inhaber für Ihre eigene Rechtsanwaltskanzlei diesen umfassenden Schutz nicht berücksichtigen und dies hat mich veranlasst, das Thema „Notfallkoffer für Ihre Rechtsanwaltskanzlei“ zu entwickeln.

Folgende Themen werden behandelt:

  1. Was ist überhaupt ein Notfallkoffer für Ihre Rechtsanwaltskanzlei?
  2. Was ist Ihr Nutzen?
  3. Wie erstellen Sie einen Notfallkoffer für Ihre Kanzlei?
  1. Was ist überhaupt ein Notfallkoffer für Ihre Rechtsanwaltskanzlei?

In diesem Notfallkoffer für Ihre Kanzlei sind alle relevanten und wesentlichen Handlungsanweisungen und Dokumente enthalten, die in einem Notfall verwendet werden können. Ein Notfall liegt dann vor, wenn die Kanzleileitung für eine längere Zeit handlungsunfähig ist, wie z.B. durch eine schwere Erkrankung oder sogar durch Tod aus der Kanzlei ausgeschieden ist.

Das elementare Ziel dieses Notfallkoffers ist es, dass der Kanzleivertreter bzw. die Erben eines verstorbenen Kanzlei-Inhabers innerhalb von 2-3 Tagen eine volle und umfassende Handlungsfähigkeit über die Rechtsanwaltskanzlei erlangen können. In der

Realität, wird es wohl eher kein Koffer sein, sondern viel mehr ein Ordner. Dieser Notfallkoffer ist auch schon sehr sinnvoll für den Lebensfall, man könnte ihn auch „Survival Ordner“ nennen.

Stellen Sie sich bitte folgendes vor: Ohne den oben genannten Notfallkoffer kann die Rechtsanwaltskanzlei im Extremfall nach sehr kurzer Zeit handlungsunfähig werden bzw. in eine extreme finanzielle Schieflage geraten. Hier geht es teilweise um ganz banale Dinge wie zum Beispiel Passwörter, Online-Banking-Zugänge, wichtige Telefonnummern, Schlüsselverzeichnis usw.

2. Was ist Ihr Nutzen?

Ist dieser Notfall eingetreten, läuft die Rechtsanwaltskanzlei weiter, d.h., die Gehälter der Mitarbeiter werden bezahlt, die Lastschrifteinzüge von den Kunden werden eingezogen, die Mandanten haben kaum Nachteile und Verzögerungen sind so gut wie nicht spürbar. Des Weiteren kann der Praxisvertreter den Erben helfen, die Kanzlei zu verkaufen oder gegebenenfalls selbst die Kanzlei zu übernehmen und weiterzuführen.

Bitte beachten Sie, falls der Notfallkoffer selbst angelegt wurde, dass dieser mind. 1x jährlich komplett überprüft und aktualisiert werden muss, damit die aktuelle Lebenssituation wiedergespiegelt wird.

In einem weiteren Schritt könnte die Kanzleileitung überlegen, ob sie den „Notfallkoffer“ als Produkt/Dienstleistung für Ihre eigenen Mandanten (Unternehmer, Freiberufler, etc.) anbietet.

3. Wie erstellen Sie einen Notfallkoffer für Ihre Rechtsanwaltskanzlei?

Als erstes legen Sie Ordner mit Inhaltsverzeichnissen an, in denen alle wesentlichen Dokumente, Checklisten und Handlungsanweisungen enthalten sind. Dieser Ordner „Notfallkoffer“ müssen Sie an einem sicheren Ort aufbewahren.

Bei Eintritt des Notfalls, muss der Kanzleivertreter und die Mitarbeiter genau Bescheid wissen, was zu tun ist, wer informiert werden muss und wo sich diese Ordner „Notfallkoffer“ befinden.

Damit wirklich alle wichtigen Informationen zusammengetragen werden können, muss dieses Worst Case Szenario von der Kanzleileitung simuliert werden. Das ist ganz sicher keine angenehme Simulation, aber dadurch werden Schwachstellen Ihres „Notfallkoffers“ erkennbar.

Hier einige Fragestellungen, die Ihnen bei der Simulation des Notfalls behilflich sein könnten:

  • Wenn ich jetzt gestorben wäre, könnten meine Erben die Kanzlei erstmal weiterführen?
  • Oder würden dann gewisse Abläufe und Prozesse nicht mehr funktionieren, weil ich das Wissen hierzu nur im eigenen Kopf, aber nicht notiert und dokumentiert habe?

Ich hoffe, diese 3 Tipps zum Notfallkoffer für Ihre Rechtsanwaltskanzlei hilft Ihnen dabei, die entsprechenden Schritte für Ihre Kanzlei einzuleiten, zu überprüfen oder gewisse Gedanken auszulösen.

 

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