Onboarding von neuen Mitarbeitern/-innen

Wie Sie Mitarbeiter automatisiert einarbeiten

Weniger Stress, besseres Arbeitsklima und bessere Resultate für Ihre Kanzlei.

Die Einarbeitung neuer Kanzleimitarbeiter kann viel Geld, zeit und Nerven kosten. Durch die Automatisierung von Schulungen mittels heutiger technischer Tools werden diese Ressourcen eingespart. So werden neue Mitarbeiter Schritt für Schritt automatisiert eingearbeitet, indem sie eine E-Mail-Serie mit vorab aufgezeichneten Schulungsvideos erhalten.

Typische Probleme beim Onboarding neuer Mitarbeiter

Das Onboarding von neuen Mitarbeitern verschlingt viele Ressourcen, zum einen die Zeit der Mitarbeiter, die die Einarbeitung übernehmen, sinkt in dieser Zeit die Produktivität zweier Mitarbeiter. Nicht selten werden häufig dieselben Dinge erklärt. Dies führt zu einem erhöhten Stresslevel und zu einer Gefährdung eines gesunden Arbeitsklimas.

Die Lösung:

Durch Teilautomatisierung wiederkehrender Komponenten des Onboardings. Die neuen Mitarbeiter erhalten automatisch Schulungsmaterialien per E-Mail zum idealen Zeitpunkt. Das können Dokumente, Erklärungsvideos z.B. das Ausfüllen einer Reisekostenabrechnung oder Policies usw. sein.

So könnte eine mögliche Onboarding E-Mail-Serie aussehen:

 

 

In dieser Excel-Berechnung möchte ich Ihnen zeigen, wieviel Kosten eine Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters für Ihre Kanzlei kostet.

Annahme: Kosten für die Einarbeitung von 1 neuen Mitarbeiter

  • Sie erklären dem neuen Mitarbeiter eine Aufgabe pro Tag, dafür benötigen Sie 60 Minuten.
  • Nach der Automatisierung, also starten der Onboarding E-Mail-Serie benötigen Sie eine Minute. Eher weniger, es kommt darauf an, wie schnell sie auf einen Button drücken können.
  • Wir nehmen an, dass Sie den neuen Mitarbeiter an jedem Tag innerhalb der Woche 60 Minuten eine neue Aufgabe erklären bzw. einarbeiten. Das heißt fünf Mal pro Woche fällt diese Aufgabe an.
  • Hierfür wird ein angearbeiteter Mitarbeiter für den neuen Mitarbeiter abgestellt.
  • Der Mitarbeiter-Stunden-Satz veranschlagen wir mit 25,00 EUR pro Stunde.

Sie sehen, dass das Ihnen auf Grundlage dieser Kalkulationsbasis Einarbeitungskosten in der Höhe von 500,00 EUR/Monat entstehen bzw. 20,00 Stunden Zeitaufwand.

Oder anders ausgedrückt, Ihnen entstehen pro Jahr 6.000,00 EUR Kosten bzw. 240.00 Stunden Zeitaufwand für die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters.

Oft ist aber die Einarbeitung nicht nach einem Monat beendet, sondert dauert nicht selten 1 bis 3 Monate. Somit können Sie die Kosten der Einarbeitung mal drei nehmen, dies wären dann Kosten in der Höhe von 1.500,00 EUR für 3 Monate Einarbeitung.

Durch die Teilautomatisierung des Onboardings neuer Mitarbeiter sparen Sie 98% pro Monat bzw. 491,67 EUR/Monat durch Reduzierung der Einarbeitungskosten.

Ihre Vorteile:

  • Ressourcenschonung und Kostensenkung
  • Bei Bedarf können Mitarbeiter Teile der Einarbeitung wiederholen ohne dafür Kollegen in Anspruch zu nehmen ➜ schont Ressourcen und Nerven
  • Qualitätssicherung:
    ➜ vorproduzierte und optimierte Schulungsmaterialien & -videos
    ➜ Qualität der Einarbeitung nicht tagesformabhängig, sondern konstant auf Spitzenniveau
  • Onboarding-Prozess passt sich dem Lerntempo des neuen Mitarbeiters an
  • noch besseres Arbeitsklima

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